Описание:

 1. Загальні положення

 1.1. Архів з особового складу (далі - архів) управління архівної роботи та урочистих подій Миколаївської міської ради (далі - управління) є  структурним підрозділом управління, підзвітним і підконтрольним начальнику управління.

З    питань    здійснення    делегованих  повноважень органів виконавчої влади     у   галузі    архівної   справи  і  діловодства  відділ  також   підзвітний обласній державній архівній установі та центральному органу виконавчої влади у галузі архівної справи.                                                    

1.2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України,  нормативними актами центрального  органу  виконавчої  влади  у  галузі  архівної  справи, актами місцевих органів виконавчої влади, рішеннями Миколаївської міської ради та  її   виконавчого   комітету,  розпорядженнями  Миколаївського міського  голови,  Положенням про управління архівної роботи та урочистих подій Миколаївської міської ради та цим Положенням. 

1.3. Архів не є юридичною особою.  Для засвідчення архівних довідок, копій, витягів з архівних документів, необхідних для соціально-правового захисту громадян та інтересів держави, архів використовує гербову печатку управління.

      

2. Основні завдання
 
Архів:

2.1. У межах своєї компетенції   бере   участь  у   реалізації  державної   політики  та   політики  органів місцевого самоврядування в галузі архівної справи і діловодства:

2.1.1. Забезпечує дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

2.1.2. Забезпечує прийом, збереження та облік документів з особового складу та документів тимчасового зберігання суб’єктів господарської діяльності незалежно від форм власності та підпорядкування, що розташовані на території міста.

2.1.3. Забезпечує відповідно до законодавства доступ юридичних та фізичних осіб до інформації, яка міститься у документах, що знаходяться на зберіганні в архіві.

 3. Структура та організація роботи

 3.1. До складу архіву входять:

 - заступник начальника управління –

  начальник архіву з особового складу   1
- головний спеціаліст  2
- спеціаліст 1 категорії  1

 3.2. Архів очолює заступник начальника управління – начальник   архіву,   який  призначається  на  посаду  та  звільняється з посади міським головою у порядку, визначеному законодавством. Заступник   начальника   управління - начальник   архіву   безпосередньо  підпорядкований   начальнику   управління,   йому   підконтрольний   та підзвітний.

3.3. Працівники архіву призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою у порядку, визначеному законодавством.

3.4. Заступник начальника управління - начальник архіву з особового складу:

3.4.1. Здійснює керівництво діяльністю архіву,  несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань і здійснення ним своїх функцій.

3.4.2. Організовує роботу архіву, розподіляє посадові обов’язки між працівниками, контролює їх роботу та визначає міру відповідальності працівників.

3.4.3. Вносить пропозиції щодо кандидатур для призначення і звільнення з посади працівників архіву.

3.4.4. Вносить пропозиції начальнику управління  та погоджує питання щодо преміювання, службових відряджень, надання відпусток і матеріальної допомоги на оздоровлення, для вирішення соціально-побутових питань працівників.

3.4.5. Вирішує відповідно до законодавства питання про доступ працівників підприємств, установ, організацій (джерел комплектування), інших користувачів, до документів, що знаходяться на зберіганні в архіві.

3.4.6. Засвідчує у встановленому порядку архівні довідки, витяги, копії документів, які зберігаються в архіві.

3.4.7. Готує    пропозиції, відповідно   до   законодавства, щодо переліку платних послуг, які можуть надаватися відділом.   

3.4.8.  Розробляє  та  подає  на  затвердження  в установленому порядку ціни  на роботи (послуги), що виконуються архівом на договірних засадах.

3.4.9. Відповідає за дотримання чинного законодавства при наданні платних послуг.

3.4.10. Забезпечує належний розгляд звернень громадян. Проводить особистий прийом.

3.4.11. Забезпечує дотримання працівниками трудової дисципліни .

3.4.12. За дорученням, представляє архів з  питань, пов’язаних з  діяльністю архіву та управління  в установах, організаціях, на підприємствах.

3.4.13. Виконує обов’язки начальника управління у разі його відсутності.

3.4.14. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про управління архівної роботи та урочистих подій Миколаївської міської ради та цим Положенням.

 4. Компетенція

 Відповідно до покладених завдань, архів:

4.1. Забезпечує  прийом, зберігання, облік та охорону:

- документів з особового складу підприємств, установ та організацій, що ліквідуються і не мають правонаступників;

- документів довгострокового терміну зберігання ліквідованих суб’єктів підприємницької діяльності (за домовленістю);

- документів тимчасового зберігання ліквідованих суб’єктів підприємницької діяльності, термін зберігання яких не вийшов (за домовленістю);

- документів існуючих суб’єктів підприємницької діяльності, що не мають приміщення для зберігання своїх документів (за домовленістю).

4.2.  Виявляє та включає до джерел комплектування підприємства, установи, організації незалежно від форм власності, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду.

4.3. Створює обліково-довідковий апарат до фонду архіву, у тому числі з використанням сучасних технічних та програмних засобів.

4.4. Проводить науково-технічне опрацювання та опис документів, що надійшли на зберігання, відповідно до правил, затверджених центральним органом у галузі архівної справи.

4.5.  Проводить експертизу цінності документів, що знаходяться на зберіганні, затверджує на експертній комісії акти про виділення до знищення справ, строк зберігання яких закінчився,  погоджує з експертно-перевірною комісією  обласної державної архівної установи відповідні акти та описи справ з особового складу.

4.6. Готує та видає у встановленому законодавством порядку архівні довідки, копії та витяги з документів, що знаходяться на зберіганні в архіві, юридичним та фізичним особам.

4.7. На підставі документів, що зберігаються в архіві, видає  громадянам  довідки соціально-правового характеру.

4.8. Забезпечує, відповідно до законодавства, можливість користування документами, що знаходяться на зберіганні, у службових, соціально-правових та інших цілях.

4.9. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівів з особового складу.

 5. Права

 Архів має право:

5.1. Одержувати в установленому порядку від інших виконавчих органів міської ради, а також підприємств, установ, організацій інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання архівом своїх повноважень.

5.2. Одержувати від підприємств, установ, організацій – джерел комплектування -  документи з особового складу з оплатою цими суб’єктами вартості їхнього опрацювання та наступного зберігання у архіві з особового складу на договірних засадах.

5.3.  Надавати платні послуги, передбачені законодавством.

5.4. Брати участь у заходах з питань підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних підрозділів та експертних комісій підприємств, установ, організацій, що належать до джерел комплектування.

5.5. Інформувати керівництво виконкому міської ради про стан зберігання та користування документами на підприємствах, в установах, організаціях, які є джерелами комплектування, та вносити пропозиції щодо покращання стану роботи у цьому напрямку.

5.6. Надавати рекомендації підприємствам, установам, організаціям, які є джерелами комплектування, з питань, що входять до  компетенції архіву.

5.7.  Працівники архіву мають право доступу до документів архівів (архівних підрозділів) і діловодних служб підприємств, установ та організацій, що є джерелами комплектування та  ліквідуються,  за винятком документів,  що згідно із законодавством мають обмежений доступ.

5.8. Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів, що зберігаються в архіві.     

5.9. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.        

                                                                                                     

6. Фінансування та матеріально-технічне забезпечення
діяльності

 6.1. Архів утримується за рахунок  коштів місцевого бюджету, затверджених у встановленому порядку.

6.2  Працівники архіву є посадовими особами органів місцевого самоврядування, їх основні права, обов’язки відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення визначаються Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та іншими законодавчими актами.

 7. Відповідальність посадових осіб

 7.1. Посадові особи повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.

7.2. Посадові особи виконавчого органу несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Матеріальна шкода, завдана незаконними діями чи бездіяльністю посадових осіб архіву при здійсненні ними повноважень, відшкодовується у встановленому законодавством порядку.

 8. Заключні положення

 Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.